Elektronik ortamda defterlerini muhafaza etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi tacirlerin kullanabileceği E-Dönüşüm uygulamalarından birisi E-Defterdir. e-defter uygulamalarına mükellefler genel olarak zorunlu şartlar ile geçiş yapsalar da kendi istekleri doğrultusunda da geçiş yaparak muhasebe sistemlerini elektronik ortamlara taşıyabilmektedirler. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından 01.09.2013 tarihinde yürürlüğe giren E-Defter uygulamasında bugün 462.668 adet kullanıcı bulunmaktadır.
Her geçen yıl Gelir İdaresi Başkanlığı gerçek veya tüzel kişiliklerin Defteri Kebir ve Yevmiye defterlerini elektronik ortamda saklanmasını teşvik etmek amacı ile bazı ciro sınırlamaları getirmektedir. Gerek kağıt gerekse noter gibi maliyetlerin son bulması amacı ile GİB birkaç yıl içerisinde bilanço usulüne göre defter tutan gerçek ve tüzel kişiliklerin defterlerini elektronik ortama taşımaları için çalışmalar gerçekleştirmektedir.
E-Defter Uygulamalarının Avantajları
E-Defter uygulamalarının avantajlarının başında firmaların kağıt ve noter masraflarında feragat etmeleri gelmektedir. Elektronik yöntemler ile defterlerini saklayan gerçek veya tüzel kişiliklerin defterler gelir idaresi başkanlığı tarafından onaylandığından dolayı ve ortada herhangi bir somut kağıt bulunmadığından dolayı mükellefler defter tasdik masraflarından da kurtulmaktadırlar. Ayrıca E-Dönüşüm uygulamaları sonucunda binlerce ağaç kesilmekten kurtularak daha çevreci bir yapıyı ihtiva etmektedir.
Defterler yazdırılmayacağı için mürekkep, kartuş gibi maliyetler de ortadan kalmaktadır. İşletmeler her yıl defter tasdik ücretleri vermemektedir. Ayrıca depolama, saklama gibi maliyetlerin de önüne geçilecektir. Vergi müfettişleri inceleme yapması gereken durumlarda firmanın elektronik defterlerine istedikleri zaman ulaşabilecek ve mükellefi çağırmayacaktır.
Defterler eski dönemlerde somut olarak saklandıklarında su basması, yangın, deprem gibi bazı doğal afetler sonucunda zarar görmekteydiler. E-Dönüşüm uygulamaları sonucunda evraklar elektronik ortamda saklanacağından dolayı daha muhafazakar bir sistem meydana gelmiştir. Bu durumda da Vergi usul kanuna göre 5, Türk Ticaret Kanunu’na göre 10 yıl saklama zorunluluğu olan ticari defterler mükellefler tarafından daha kolay saklanabilir hale gelmiştir.
E-Defter Gönderirken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?
E-Defter gönderimi yapılacağı sırada firmanın mizanında bulunan bütün hesaplar kusursuz olarak hazırlanması gerekmektedir. Muhasebenin fonksiyonlarına uygun olacak şekilde bütün kayıtların eksiksiz girilmiş ve hesaplara uygun olacak şekilde sınıflandırmanın yapılmış olması gerekmektedir. Alıcılar – satıcılar hesapları doğru bakiye vermeli, çekler, senetler, stoklar, kasa, banka gibi hesaplar kontrolden geçirilerek ortaya doğru bir mizan çıkartılması gerekmektedir.
Bunlardan farklı olarak defter gönderim şartlarına uygun olacak şekilde bütün kayıtlar girilmiş olmalıdır. Yevmiye kayıtlarında belge türü, evrak no ve tarih, birden fazla fiş girilmemesi ve birden fazla belge türünün bulunmaması gerekmektedir. Ödeme yöntemleri gibi diğer bütün faktörler dikkatli bir şekilde kayıtlarının gerçekleşmiş olması gerekmektedir.
Belge Türü Tanımlamaları
Defter gönderileceği sırada Mali Müşavirin kullanmış olduğu muhasebe programında bütün belge türlerinin tanımlamaları yapılmış olmalıdır. Örneğin “PF” perakende fiş anlamı taşıyor olsa da muhasebe programı üzerinden bu bilgi programa tanımlanmış olmalıdır. Defter gönderimleri sırasında eksik veya hatalı olarak gönderilen yevmiye kayıtları sonucunda gelir idaresi başkanlığı tarafından tespit edilmesi durumunda firmaya ceza kesilebilmektedir.
Evrak Numarası ve Tarih
Bütün yevmiye kayıtlarında evrak numarası ve tarih bulunması zorunlu bir durumdur. Tarih ve evrak numarası yevmiye kayıtlarını diğer kayıtlardan ayrıştıran bir özellik ihtiva ettiğinden dolayı bu duruma yetkililerin dikkat etmesi gerekmektedir. Bazı yevmiye kayıtlarında evrak numarası bulunmayabilir. Fakat sistem bu şekilde kabul etmeyeceğinden dolayı değişmez fiş numarasını otomatik olarak atayarak defter gönderimleri sağlanması gerekmektedir.
Belge Türü
Yevmiye kayıtlarının tamamında belge türü girilmesi gerekir. Sistem belge türü kodu tanımlaması sonrasında yapılan yevmiye kaydının ne olduğunu idrak edecek ve gelir idaresi başkanlığına gönderimini sağlayacaktır. “EA” olarak belge türü girildiğinde yapılan yevmiye kaydından “E-Arşiv Fatura” olduğu anlaşılmaktadır. “FT” kağıt fatura, “TH” Tahsilat gibi belge türleri bu konuya birer örnek teşkil etmektedir.
Birden Fazla Kayıt
Kaydı gerçekleştirilen her yevmiye fişi içerisinde 1 adet yevmiye kaydı bulunması gerekmektedir. Birden fazla yevmiye kaydı bulunduğu zaman sistem hata verecek ve defterlerin gönderimleri mümkün olmayacaktır. Her yevmiye fişine 1 kayıt girildiğinde E-Defterler daha açıklayıcı ve analiz edilmesi de bir o kadar kolay olacaktır.
Bazı muhasebe programları E-Defter gönderimleri sırasında bu işlemleri otomatik olarak yapmaktadır. Ancak otomatik olarak bu işlemler yürütüldüğünde sistem yanlış belirlemeler yapabileceğinden dolayı Mali Müşavirlerin bu uyarlamaları kendileri yapmaları gerekmektedir.
E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?
Gerçek veya Tüzel kişi tacirler E-Defter başvurusu yapacakları sırada E-İmza veya Mali Mühür bulundurmaları gerekmektedir. E-İmza gerçek kişiler için, Mali mühür ise tüzel kişiliklerin kullanmakta olduğu imzalama araçlarıdır. Bu imzalama araçlarını tüzel kişilikler kamu sertifikasyon merkezinden, gerçek kişilikler ise E-İmzaTR gibi firmalardan belirli ücretler karşılığında temin edebilmektedir. Mali mühür ve E-İmza temin edileceği sırada belirli bir ücret ödenerek adrese postalanması sağlanmaktadır.
Mali mühür en az ve en fazla 3 yıllık şeklinde, E-İmzalar 1-2-3 yıllık süreler ile temin edilerek ücret ödemeleri gerçekleştirildikten sonra mükellefin eline ulaşır. Mali mühür veya E-İmzaya PIN kodu belirlenmelidir .Sonrasında gelir idaresi başkanlığının sitesinde yer alan e-defter başvuru sayfasına girilerek gerekli bilgiler sisteme tanımlanarak başvuru sonuçlandırılmış olur. Bu işlemler gerçekleşeceği esnada Java üzerinden bazı ayarlamaların yapılarak imzalama işleminin yapılması gerekmektedir.
Başvuru işleminin sonucunu E-Defter kayıtlı kullanıcılar sayfasına erişim sağlayarak firmanın vergi numarasını yazarak kontrol edilebilmektedir. Başvuru genel olarak 1 gün içinde sonuçlanmaktadır. Firma E-Defter kayıtlı kullanıcılar listesine eklendikten sonra ilgili yetkili kişi E-Defter sistemine giriş yaparak defter gönderim tercihlerini Aylık veya 3 Aylık şeklinde gerçekleştirmelidir.
E-Defter Gönderim Süreleri
Defter gönderim süreleri E-Defter başvurusundan hemen sonra yapılmalıdır. Bir önceki yıl E-Defter uygulamalarını kullanmış olan bir mükellef ise yalnızca ocak ayı içerisinde defter gönderim tercihleri yapabilmektedir.
Aylık Olarak Defter Gönderimleri
- OCAK AYINA AİT BERAT 30/NİSAN Gün Sonuna kadar
- ŞUBAT AYINA AİT BERAT 31/MAYIS Gün Sonuna kadar
- MART AYINA AİT BERAT 30/HAZİRAN Gün Sonuna kadar
- NİSAN AYINA AİT BERAT 31/TEMMUZ Gün Sonuna kadar
- MAYIS AYINA AİT BERAT 31/AĞUSTOS Gün Sonuna kadar
- HAZİRAN AYINA AİT BERAT 30/EYLÜL Gün Sonuna kadar
- TEMMUZ AYINA AİT BERAT 31/EKİM Gün Sonuna kadar
- AĞUSTOS AYINA AİT BERAT 30/KASIM Gün Sonuna kadar
- EYLÜL AYINA AİT BERAT 31/ARALIK Gün Sonuna kadar
- EKİM AYINA AİT BERAT 31/OCAK (Ertesi Yıl) Gün Sonuna kadar
- KASIM AYINA AİT BERAT 28/ŞUBAT (Ertesi Yıl) Gün Sonuna kadar
- ARALIK AYINA AİT BERAT 31/ MART (Ertesi Yıl) Gün Sonuna kadar
3 Aylık Olarak Defter Gönderimleri
- OCAK-ŞUBAT-MART DÖNEMİNE AİT BERAT 31 / MAYIS Gün Sonuna kadar
- NİSAN-MAYIS-HAZİRAN DÖNEMİNE AİT BERAT 31 / AĞUSTOS Gün Sonuna kadar
- TEMMUZ-AĞUSTOS-EYLÜL DÖNEMİNE AİT BERAT 30 / KASIM Gün Sonuna kadar
- EKİM-KASIM-ARALIK DÖNEMİNE AİT BERAT GELİR VEYA KURUMLAR Vergisi Beyannamelerinin verileceği Ayın Son Gününe Kadar gönderimi tamamlanması gerekmektedir.
E-Defter alanında ülkemizin en önde gelen lisanslı entegratörü EDM Bilişim, e-defter alanında bulut teknolojisi sayesinde, mükelleflerinin e-defterlerini EDM Mali Mührü ile imzalar, böylece mükellefin e-imzası bile olsa yeterlidir ve mali mührün tüm avantajlarından faydalanırlar. Ayrıca EDM, mükelleflerinin e-defterlerini oluşturduktan ve berat onaylarını aldıktan sonra 2.nushaları anında GİB’e ücretsiz aktarır.